Konferencja i bankiet - po raz drugi dla Venome
- 13 marca 2025
- Przeczytasz w 9 min
Zorganizowaliśmy prestiżową konferencję zakończoną eleganckim bankietem dla 200 gości z Bliskiego Wschodu. Zaplanowaliśmy scenariusz, zadbaliśmy o wyjątkowe dekoracje, zapewniliśmy technikę i dobraliśmy atrakcje oraz artystów, aby dostarczyć niezapomnianych wrażeń. Zobacz, jak połączyliśmy najwyższy poziom organizacji z unikalnym klimatem wydarzenia, tworząc wyjątkowe doświadczenie dla uczestników.
Wyzwanie realizacyjne
Naszym zadaniem było kompleksowe zorganizowanie w Polsce międzynarodowej konferencji zwieńczonej bankietem, dla osób z krajów Arabia Saudyjska, Katar, Libia, Egipt, Bahrajn, Oman i Zjednoczone Emiraty Arabskie. Nasze plany skoncentrowały się na Trójmieście. W ramach planowania tego wydarzenia należało do nas zakwaterowanie i koordynacja pobytu gości w hotelu, przygotowanie konferencji oraz bankietu oraz organizacji atrakcji turystycznych, które pozwolą uczestnikom poznać namiastkę polskiej kultury. Kluczowe było stworzenie dekoracji dopasowanych do miejsca pobytu oraz zapewnienie konferencyjnych i bankietowych atrakcji , które zaangażują uczestników i podkreślą charakter wydarzenia. Otrzymaliśmy zadanie, aby nasi goście – zarówno dystrybutorzy, jak i lekarze – poczuli się zaopiekowani.
Międzynarodowa konferencja branży beauty
Po raz drugi zorganizowaliśmy to wyjątkowe wydarzenie, tym razem wybierając miejsce, które idealnie łączyło prestiż z komfortem. Zaledwie kilkanaście kilometrów od Gdańska, w otoczeniu zielonych Sopockich Błoni i zaledwie 250 metrów od plaży, znaleźliśmy idealny obiekt na pobyt gości i organizację konferencji. Blugrass Hall w hotelu Radisson Blu, z dostępem do światła dziennego i przestronnym foyer, zapewniały elastyczność w aranżacji przestrzeni, umożliwiając dostosowanie układu konferencyjnego do naszych potrzeb. Dzięki dużej powierzchni wydzieliliśmy strefę chillout z ekspozycją produktów, a także przestrzeń artystyczną na czas przerw. To miejsce pozwoliło uczestnikom nie tylko w pełni skupić się na konferencji, ale także poczuć wyjątkowy klimat nadmorskiego otoczenia w wolnym czasie.
Technika wydarzenia w Blugrass Hall
Sala konferencyjna została wyposażona w elegancką scenę w złotym hipsie, oświetlenie sceniczne oraz ekran diodowy LED o wymiarach 8x4 m. Prelegenci mieli do dyspozycji mównicę z mikrofonem, mikrofony ręczne i nagłowne. Obraz na żywo z kadru sceny był wyświetlany na głównym ekranie oraz dwóch telewizorach bocznych. Nad prawidłowym przebiegiem wydarzenia czuwał realizator światła, obrazu i dźwięku, a w trakcie konferencji wykonaliśmy reportażową sesję zdjęciową raz nagrania filmowe. Całość dopełniło starannie dobrane oświetlenie architektoniczne, które nadało sali wyjątkowy charakter wpasowany w barwy dekoracji. Nasze studio graficzne opracowało i nadzorowało produkcyjnie zaproszenia, ściankę do zdjęć, oznakowania ciągów komunikacyjny, menu oraz szereg animowanych materiałów wizualnych wyświetlanych na diodzie.
Dekoracje na konferencji
Sala konferencyjna została utrzymana w eleganckiej kolorystyce granatu, złota i bieli, z subtelnymi akcentami różu, które nadawały jej wyrafinowanego charakteru. Scena, obudowana złotym hipsem, wyróżniała się imponującą kompozycją kwiatową spływającą aż do posadzki. Przy wejściu, nieopodal tylnych krzeseł, umieściliśmy strefę ekspozycji produktu na falistych złotych stołach. Po lewej stronie zawiesiliśmy dekoracje kwiatowe subtelnie unoszące się nad przestrzenią, a na całej długości ciągów komunikacyjnych złote stoły i krzesła koktajlowe do dyspozycji gości.
Ambientowa instalacja artystyczna
Zwieszana z sufitu instalacja artystyczna stworzyła immersyjne doświadczenie, pozwalając odwiedzającym stać się jej częścią. Konstrukcja składała się z trzech głównych motywów: kolaży nawiązujących do identyfikacji wizualnej marki Venome, elementów imitujących kobiecą twarz, cerę i oczy oraz przezroczystych form z plexiglass, na których nadrukowane były zdjęcia produktów. Dzięki temu uzyskaliśmy efekt wizualny angażujący zmysły i wyobraźnię, a goście mogli fotografować się na tle instalacji, utożsamiając się zarówno z marką, jak i ideą piękna. Umiejscowienie instalacji w pobliżu ekspozycji produktów na sali konferencyjnej dodatkowo podkreśliło jej atrakcyjność, przyciągając uwagę i zachęcając do interakcji.
Atrakcje podczas posiłków
Podczas przerw zadbaliśmy o wyjątkową oprawę muzyczną, która umiliła gościom czas posiłków, kawy i rozmów zakulisowych. Z każdym kolejnym coffee time, naprzemienne brzmienia różnych instrumentów stworzyły niepowtarzalną atmosferę – subtelne dźwięki harfy, kontrabas oddający głębię, saksofon przyciągający uwagę swoją melodyjnością i delikatny flet, niosący muzykę z lekkością. Za wykonanie odpowiadali znani nam trójmiejscy artyści.
Bankiet w eleganckim, historycznym miejscu
Na miejsce wieczornej kolacji wybraliśmy pełen historii Gdański Teatr Szekspirowski, który zachwyca swoją unikalną architekturą i dziedzictwem kulturowym. Powstał on na terenie dawnej Szkoły Fechtunku, wzorowanej na londyńskim Teatrze Fortune, będącej pierwszym publicznym teatrem w Rzeczypospolitej. Odtworzona sala główna nawiązuje do gdańskiego teatru elżbietańskiego, a otwierany w zaledwie trzy minuty dach pozwala na spektakularne widowiska przy świetle dziennym
Gości w Teatrze przywitała lustrzana para, która od pierwszych chwil wprowadzała atmosferę elegancji i tajemniczości. Ich niezwykłe kreacje odbijały światło, tworząc zjawiskowy efekt, który rozbudzał emocje. Nawiązanie tej niezwykłej pary zostało skorelowane w formie teatralnej metafory życia pełnego klasy, wyrafinowania i subtelnej intrygi.
Dekoracje w Teatrze Szekspirowskim
Zachowując spójność ze stylizacją sali konferencyjnej, bankiet utrzymaliśmy w tej samej palecie kolorystycznej, nadając mu równie wyrafinowany charakter. Okrągłe stoły przykryliśmy granatowymi obrusami, które w zestawieniu ze złotymi podtalerzami stworzyły efekt klasy. W centralnych punktach stołów umieściliśmy kwiatowe kompozycje o nieregularnych kształtach – niektóre subtelnie niskie, inne w wysokich, smukłych wazonach. Wybrane stoły oraz bufet ozdobiliśmy kryształowymi kandelabrami, których migoczące światło podkreśliło teatralny charakter przestrzeni.
Lustrzane stoły i światło w kolorach dekoracji
Centralnym elementem wizerunku naszych dekoracji stały się „lustrzane stoły”. Tafle lustrzanego złotego hipsu, umieszczone na wybranych stołach, doskonale odbijały światło oraz eksponowały wyraziste kompozycje dekoracyjne. Ten nieoczywisty akcent wniósł do wydarzenia element zaskoczenia, łącząc klasyczną elegancję z nowoczesnym designem. Atmosferę miejsca dopełniło oświetlenie architektoniczne dziedzińca Teatru kolorystycznie pasujące do dekoracji.
Scenografia na teatralnej scenie
Aby scenie nadać lekkości rozmieszczone zostały nieregularne kompozycje kwiatowe, subtelnie wplecione w złote postumenty, które nawiązywały do dekoracji części siedzącej. Ten starannie dobrany akcent pozwolił uniknąć wrażenia jednolitej, ciemnej powierzchni, dodając przestrzeni głębi i elegancji. Nad sceną na teatralnych kurtynach wyświetliliśmy logo Venome korzystając z naświetlacza Gobo. Dzięki przemyślanym zabiegom dekoracyjnym, scenografia stała się integralną częścią aranżacji całego bankietu.
Atrakcje sceniczne
Program znanego nam trio jazzowe został rozszerzone o pięć różnorodnych setów muzycznych, które stopniowo wzbogacały brzmienie wieczoru. Początkowo klasyczne trio powitało gości eleganckimi dźwiękami jazzu, następnie do zespołu dołączyło dwóch dodatkowych muzyków, a w kulminacyjnym momencie na scenie pojawiła się wokalistka Weronika. Dodatkowym widowiskiem wieczoru był pokaz akrobatyczny w stylu adagio, podczas którego artyści za pomocą precyzyjnych figur i klimatycznej muzyki przenieśli widzów w świat emocji, siły i piękna ludzkiego ciała.
Rejs po morzu i zwiedzanie Gdańska
Następnego dnia goście mieli okazję zwiedzić najważniejsze atrakcje Trójmiasta w sposób przez nas zorganizowany. Uczestnicy wzięli udział w wycieczce z anglojęzycznym przewodnikiem, odkrywając Wolne Miasto Gdańsk z wyjątkowej perspektywy – z poziomu wody. Rejs rozpoczął się z Gdyni, skąd katamaran wyruszył w kierunku Długiego Pobrzeża, mijając Stocznię Gdańską, Westerplatte, słynnego Żurawia, Twierdzę Wisłoujście oraz zabytkową latarnię morską. Z pokładu wycieczkowego statku goście mogli podziwiać historyczne kamienice wzdłuż Wisły, ciesząc się atmosferą miasta, które później zwiedzali we własnym zakres w czasie wolnym.
